Dokumentacja kadrowa
Porządkujemy, uzupełniamy i wdrażamy – w tym e-teczki pracownicze
Dlaczego warto powierzyć nam dokumentację kadrową?
Nieprawidłowo prowadzona dokumentacja kadrowa to ryzyko kar finansowych od PIP, roszczeń pracowniczych i problemów z ZUS. Jeśli w Twojej firmie brakuje aktualnych orzeczeń lekarskich, dokumenty są przechowywane w niewłaściwych częściach akt lub ewidencja czasu pracy wymaga korekty – pomożemy to naprawić.
Audyt dokumentacji
Szczegółowa weryfikacja akt osobowych (A–E), umów, aneksów, zaświadczeń BHP, ewidencji czasu pracy oraz dokumentów RODO. Raport z wykazem nieprawidłowości i rekomendacjami.
Porządkowanie akt osobowych
Segregujemy dokumenty według obowiązującego podziału, uzupełniamy brakujące oświadczenia, aktualizujemy wzory umów i przygotowujemy dokumentację do archiwizacji (10 lub 50 lat).
E-teczki od A do Z
Wdrażamy elektroniczne akta osobowe zgodnie z wymogami z 2019 r. – od analizy gotowości, przez wybór systemu i migrację danych, po szkolenie pracowników HR i wymagane powiadomienia dla pracowników.
Bieżące wsparcie kadrowe
Przejmujemy odpowiedzialność za aktualność orzeczeń lekarskich i szkoleń BHP, poprawność ewidencji czasu pracy oraz zgodność akt z bieżącymi zmianami legislacyjnymi. Działamy jako przedłużenie działu HR.
| Obszar | Bez wsparcia | Z naszą pomocą |
|---|---|---|
| Akta osobowe A–E | Braki, błędna segregacja dokumentów | Kompletne, prawidłowo ułożone i gotowe na kontrolę |
| Orzeczenia lekarskie | Przeterminowane lub brakujące | Aktualne, monitorowane na bieżąco |
| Ewidencja czasu pracy | Błędy i braki wymagające korekt | Prawidłowa, gotowa do audytu PIP |
| E-teczki | Brak lub niesformalizowane | Wdrożone zgodnie z przepisami od 2019 r. |
| Zgodność z RODO | Niezabezpieczone dane pracownicze | Klauzule i procedury na miejscu |
| Archiwizacja | Brak zasad przechowywania | Okresy 10/50 lat właściwie stosowane |
| Ryzyko kontroli PIP | Wysokie – kary finansowe i nakazy | Minimalne – pełna zgodność dokumentacji |
| Aktualizacje KP | Opóźnione, niesystematyczne | Bieżące dostosowanie do zmian prawa |
Dokumentacja kadrowa bez ryzyka prawnego
Nieprawidłowości w dokumentacji pracowniczej mogą skutkować karami nawet do 30 000 zł za jedno wykroczenie. Państwowa Inspekcja Pracy coraz częściej kontroluje nie tylko bezpieczeństwo pracy, ale też kompletność i poprawność akt osobowych.
Firmy, które zadbały o porządek w dokumentacji kadrowej, przechodzą kontrole bez naruszeń i unikają kosztownych roszczeń pracowniczych. Nasze wsparcie to spokój i pewność, że dokumentacja jest zawsze gotowa na każdą weryfikację.
Co oferujemy w ramach usługi?
Przeprowadzamy audyt dokumentacji kadrowej – szczegółową weryfikację akt osobowych (części A–E), umów o pracę, aneksów, zaświadczeń BHP, ewidencji czasu pracy oraz dokumentów RODO. Po audycie przygotowujemy raport z wykazem nieprawidłowości i konkretnymi rekomendacjami.
Oferujemy też pełne uporządkowanie akt osobowych – posegregowanie dokumentów, uzupełnienie brakujących oświadczeń, aktualizację wzorów umów oraz przygotowanie dokumentacji do archiwizacji zgodnie z wymaganymi okresami przechowywania (10 lub 50 lat w zależności od daty zatrudnienia).
Dla firm gotowych na cyfryzację realizujemy wdrożenie e-teczek – od analizy gotowości organizacji, przez wybór systemu, aż po migrację danych i przeszkolenie pracowników HR. Zapewniamy też bieżące wsparcie kadrowe oraz przygotowanie do kontroli PIP.
Dla kogo jest ta usługa?
Usługa jest skierowana do firm i organizacji, które chcą mieć pewność, że ich dokumentacja kadrowa jest kompletna i zgodna z przepisami. W szczególności polecamy ją:
- firmom przygotowującym się do kontroli PIP lub spodziewającym się jej w najbliższym czasie,
- organizacjom po fuzji, przejęciu lub restrukturyzacji, gdzie akta wymagają kompleksowego przeglądu,
- działom HR przeciążonym bieżącą pracą, które chcą odciążyć zespół od zadań administracyjnych,
- małym i średnim firmom bez własnego specjalisty ds. kadr.
Jak wygląda współpraca?
Współpraca przebiega w trzech krokach. (1) Kontakt i bezpłatna konsultacja – omawiamy stan dokumentacji i zakres potrzebnego wsparcia. (2) Audyt i diagnoza – weryfikujemy akta i przygotowujemy raport z konkretnymi zaleceniami. (3) Realizacja – porządkujemy dokumentację, wdrażamy zmiany i szkolimy zespół.
W przypadku dokumentacji papierowej pracujemy w siedzibie klienta. Dokumentację elektroniczną weryfikujemy zdalnie, z zachowaniem pełnych standardów bezpieczeństwa danych. Działamy dyskretnie i terminowo.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Ile trwa audyt dokumentacji kadrowej?
Czas zależy od liczby akt osobowych i stanu dokumentacji. Dla firm zatrudniających do 50 osób audyt trwa zazwyczaj 3–5 dni roboczych. Większe organizacje wymagają indywidualnego harmonogramu – ustalimy go podczas bezpłatnej konsultacji.
Czy możecie pracować u nas na miejscu?
Tak. W przypadku dokumentacji papierowej realizujemy audyt w siedzibie klienta. Dokumentację elektroniczną możemy weryfikować zdalnie, z zachowaniem pełnych standardów bezpieczeństwa danych.
Jak wygląda proces wdrożenia e-teczek?
Proces obejmuje: analizę gotowości organizacji, dobór systemu, migrację danych z formy papierowej, szkolenie pracowników HR oraz przygotowanie wymaganych dokumentów formalnych (powiadomienia dla pracowników, zasady dostępu, procedury RODO). Całość realizujemy kompleksowo, krok po kroku.
Baza wiedzy
Jak nie dać się oszukać – Vaporware
Wybierając produkt IT z morza dostępnych rozwiązań niestety łatwo trafić na nieuczciwych dostawców, obiecujących znacznie więcej, niż są w stanie zaoferować. Niektórzy wychodzą z założenia, że najpierw należy przetarg wygrać,…Sygnalista w pracy – kim jest, jakie ma prawa i co zmienia nowa ustawa?
Temat sygnalistów jeszcze kilka lat temu budził w Polsce niewielkie zainteresowanie. Osoby zgłaszające nieprawidłowości w miejscu pracy bywały postrzegane nieufnie, a ich pozycja prawna pozostawała praktycznie niezdefiniowana. Sytuacja ta zmieniła…
