Naruszenie bezpieczeństwa danych osobowych – jak wdrożyć procedurę zgłoszeń zgodnie z dyrektywą o sygnalistach?

Naruszenie bezpieczeństwa danych osobowych to sytuacja, w której liczy się szybka reakcja i znajomość obowiązujących procedur. Zgodnie z RODO i dyrektywą o sygnalistach każda organizacja musi mieć jasno określony system zgłoszeń, który gwarantuje poufność, terminowość i skuteczne działanie. Sprawdź, jak wdrożyć procedurę krok po kroku i uniknąć błędów podczas zgłaszania incydentów.

Naruszenie bezpieczeństwa danych osobowych – jakie obowiązki spoczywają na administratorze i kiedy liczy się każda godzina?

W momencie, gdy dochodzi do naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych, najważniejsze są pierwsze godziny. Administrator nie może pozwolić sobie na zwlekanie, bo zgodnie z art. 33 RODO, zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu musi nastąpić nie później niż w ciągu 72 godzin od momentu stwierdzenia incydentu. Każda zwłoka wymaga dodatkowych wyjaśnień i może zostać uznana za naruszenie obowiązków ustawowych. Co ważne, to właśnie administrator, a nie procesor, odpowiada za formalne zgłoszenie – choć procesor ma obowiązek niezwłocznie poinformować administratora o problemie.

Kluczowe jest też podjęcie decyzji, czy naruszenie wiąże się z wysokim ryzykiem dla praw i wolności osób, których dane dotyczą. Jeżeli tak, poza zgłoszeniem organowi nadzorczemu trzeba dodatkowo powiadomić bez zbędnej zwłoki osoby, których dane zostały naruszone. To obowiązek, który niejednokrotnie okazuje się trudniejszy niż samo zgłoszenie, bo wymaga sprawnej komunikacji i umiejętności przedstawienia informacji w jasny i zrozumiały sposób. Jeśli chcesz uniknąć chaosu, przygotuj zawczasu procedurę postępowania w przypadku naruszenia danych osobowych, która jasno określa kroki, odpowiedzialności i kanały komunikacji. Dzięki temu, gdy dojdzie do incydentu, nie tracisz czasu na ustalenia, tylko działasz zgodnie z gotowym scenariuszem.

Wiele ciekawych informacji znajdziesz w naszym wpisie: Jakie podmioty podlegają kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

W jaki sposób dokonuje się zgłoszeń naruszenia ochrony danych osobowych? Praktyczne wskazówki krok po kroku

Sam fakt, że doszło do incydentu, to dopiero początek, na szczęście procedura jest jasno określona – zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych do organu nadzorczego dokonuje administrator, korzystając z dedykowanego formularza elektronicznego dostępnego na platformie biznes.gov.pl, ePUAP albo w formie papierowej kierowanej bezpośrednio do Prezesa UODO.

W zgłoszeniu muszą znaleźć się konkretne elementy: charakter naruszenia, kategorie i liczba osób, których dane dotyczą, liczba rekordów, dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub innej osoby wyznaczonej, możliwe konsekwencje incydentu oraz działania podjęte w celu ograniczenia skutków. Co ważne – nawet jeśli na początku nie masz pełnej wiedzy, złóż zgłoszenie wstępne i uzupełnij je później. Zbyt długie czekanie z pełnymi danymi może być gorzej ocenione niż szybkie, częściowe zgłoszenie. Warto przygotować wcześniej wzory formularzy i check-listy, aby w momencie kryzysowym nie improwizować.

Obowiązki administratora i procesora danych – porównanie

Element	Administrator danych	Procesor danych
Obowiązek zgłoszenia do UODO	Tak – w ciągu 72 godzin od stwierdzenia incydentu	Nie, ale musi natychmiast powiadomić administratora
Odpowiedzialność prawna	Bezpośrednia odpowiedzialność za naruszenia i ich zgłoszenie	Odpowiedzialność pośrednia (za brak poinformowania)
Powiadomienie osób, których dane dotyczą	Tak – jeśli incydent wiąże się z wysokim ryzykiem	Nie
Prowadzenie rejestru naruszeń	Tak, obowiązkowe dla każdego incydentu	Nie, chyba że ustalono inaczej w umowie powierzenia

Gdzie można znaleźć opis procedury zgłaszania naruszeń danych osobowych i dlaczego warto go mieć zawsze pod ręką?

Nie ma nic gorszego niż szukanie instrukcji w momencie kryzysu. Dlatego dobrze jest wiedzieć, gdzie można znaleźć opis procedury zgłaszania naruszeń danych osobowych i jak go utrzymywać w firmie. Najczęściej procedura taka jest częścią polityki bezpieczeństwa informacji lub osobnego regulaminu ochrony danych osobowych. To dokument, który powinien być udostępniony każdemu pracownikowi, szczególnie tym, którzy mogą jako pierwsi zauważyć incydent.

Opis procedury powinien być prosty i jednoznaczny – kto zgłasza, komu przekazuje informację, jakie kanały komunikacji są dostępne, jakie dane muszą zostać zebrane i w jakim czasie. Warto też rozważyć wdrożenie procedury anonimowego zgłaszania naruszeń, szczególnie jeśli chcesz zyskać większe zaufanie pracowników i dać im możliwość bezpiecznego poinformowania o problemie. Dzięki temu nie tylko spełniasz wymogi prawne, ale też budujesz kulturę otwartości, w której incydenty nie są zamiatane pod dywan.

Warto zapoznać się także z artykułem: Umowa NDA – czym jest i kiedy należy ją podpisać?

Procedura zgłaszania naruszeń a dyrektywa o sygnalistach – jak połączyć dwa systemy i uniknąć chaosu?

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów wymusza na pracodawcach utworzenie wewnętrznych kanałów zgłoszeń, które w dużej mierze pokrywają się z obowiązkami wynikającymi z RODO. Oznacza to, że zamiast dwóch odrębnych systemów możesz stworzyć jeden spójny proces. Procedura zgłaszania naruszeń danych osobowych i procedura dla sygnalistów mogą działać na jednej platformie, pod warunkiem, że zachowasz odrębne uprawnienia i ścieżki dostępu.

W praktyce oznacza to, że zgłoszenie od pracownika może trafić do inspektora ochrony danych, jeśli dotyczy naruszenia RODO, albo do zespołu compliance, jeśli jest to naruszenie prawa innego rodzaju. Dzięki temu unikasz dublowania procesów i chaosu informacyjnego. Pamiętaj jednak, że zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu jest obowiązkiem bezwzględnym, a procedura sygnalistów daje pracownikom dodatkowe gwarancje poufności i ochrony przed odwetem. Zadbaj więc o to, aby Twoja organizacja jasno rozdzielała te ścieżki i nie dopuszczała do sytuacji, w której zgłoszenia pozostają bez reakcji.

Jak przygotować organizację do audytu – procedura zgłaszania naruszeń i ochrona sygnalistów w praktyce

Audyt HR i Compliance to moment, w którym wszystkie procedury zostają poddane weryfikacji. Jeśli chcesz go przejść bez problemów, musisz mieć nie tylko dokumentację, ale też realne dowody na to, że działa procedura postępowania w przypadku naruszenia danych osobowych. To oznacza prowadzenie rejestrów, posiadanie historii zgłoszeń, opisów działań naprawczych oraz potwierdzeń komunikacji z osobami, których dane zostały naruszone.

Dodatkowo audytorzy coraz częściej sprawdzają, czy Twoja firma posiada mechanizmy związane z ochroną sygnalistów i czy procedury są zintegrowane. Warto zatem wdrożyć testy symulacyjne – tzw. breach response drills – które pokazują, jak organizacja reaguje w praktyce. Dzięki temu masz pewność, że system działa, a pracownicy wiedzą, co robić w kryzysowych sytuacjach. Jeżeli dodasz do tego regularne szkolenia, jasne instrukcje i możliwość korzystania z procedury anonimowego zgłaszania naruszeń, zbudujesz nie tylko zgodność z przepisami, ale też większe zaufanie wśród zespołu.

Najważniejsze informacje – zebraliśmy dla Ciebie wszystko w jednym miejscu!

• Czas na zgłoszenie naruszenia danych osobowych to 72 godzin od stwierdzenia incydentu.
• Zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych do organu nadzorczego dokonuje administrator, a procesor ma obowiązek poinformować go o incydencie.
• Każde naruszenie trzeba wpisać do rejestru incydentów, nawet jeśli nie wymaga zgłoszenia do UODO.
• Obowiązek powiadomienia osób, których dane dotyczą, powstaje w sytuacji wysokiego ryzyka naruszenia praw lub wolności.
• Procedura zgłaszania naruszeń musi jasno określać etapy działania, role i odpowiedzialności w organizacji.
• Dyrektywa o sygnalistach nakłada obowiązek utworzenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń, zapewniających poufność i ochronę przed odwetem.
• Możliwe jest wdrożenie procedury anonimowego zgłaszania naruszeń, co zwiększa zaufanie pracowników i efektywność systemu.
• Najlepszym rozwiązaniem jest integracja procedur RODO i sygnalistów – jeden system, rozdzielone ścieżki dostępu.
• Regularne testy, szkolenia i audyty pozwalają sprawdzić, czy procedury faktycznie działają w praktyce.

Najczęstsze błędy organizacji przy zgłaszaniu incydentów

Błąd	Skutek
Zwłoka w zgłoszeniu do UODO	Kara finansowa, konieczność dodatkowych wyjaśnień
Brak jasnej procedury wewnętrznej	Chaos organizacyjny, utrata czasu
Niedoinformowanie osób, których dane dotyczą	Naruszenie obowiązków ustawowych, ryzyko skarg
Brak rejestru incydentów	Negatywna ocena podczas audytu
Brak integracji z dyrektywą o sygnalistach	Dublowanie procedur, większe ryzyko błędów

W dzisiejszych realiach ochrona danych osobowych to jeden z najważniejszych filarów bezpieczeństwa każdej organizacji. Zaniedbanie w tym obszarze, a w szczególności brak szybkiego i prawidłowego zgłoszenia wycieku danych, może prowadzić do poważnych konsekwencji – od wysokich kar finansowych, przez utratę reputacji, aż po utrudnienia w codziennym funkcjonowaniu firmy. Dlatego warto zadbać, by Twoja organizacja miała jasne i skuteczne procedury, które działają nie tylko na papierze, ale przede wszystkim w praktyce. 

Firma Legal Consulting przeprowadza profesjonalne audyty, a także pomaga we wdrażaniu prostych i efektywnych procedur compliance, które gwarantują zgodność z przepisami i realne bezpieczeństwo danych. Dzięki temu możesz skupić się na rozwoju biznesu, mając pewność, że kwestie prawne i ochrony danych masz pod pełną kontrolą.