Przygotowanie do kontroli organów

Podczas kontroli organów nadzoru, takich jak Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) czy Państwowa Inspekcja Sanitarna (PIS), sprawdzane są m.in. następujące kwestie: 

• Zgodność z przepisami prawa pracy – weryfikowane są umowy o pracę, ewidencja czasu pracy oraz systemy rozliczania wynagrodzeń. 

• Przestrzeganie zasad BHP – ocenia się stan środowiska pracy, dostępność środków ochrony osobistej oraz realizację szkoleń z zakresu bezpieczeństwa. 

• Warunki pracy – kontrolowane są m.in. ergonomia stanowisk, organizacja pracy oraz przestrzeganie przepisów dotyczących przerw i odpoczynku. 

• Dokumentacja wewnętrzna – inspektorzy sprawdzają aktualność i zgodność regulaminów oraz procedur obowiązujących w firmie. 

• Szkolenia pracownicze – oceniana jest frekwencja i jakość szkoleń związanych z BHP oraz innymi wymogami prawnymi. 

• Systemy archiwizacji dokumentów – kontrola obejmuje sposób przechowywania i udostępniania dokumentacji pracowniczej. 

• Procedury awaryjne – weryfikowane są procedury postępowania w przypadku wypadków oraz innych sytuacji kryzysowych. 

• Przestrzeganie wcześniejszych zaleceń – inspektorzy sprawdzają, czy firma wdrożyła zmiany wynikające z poprzednich kontroli. 

• Warunki sanitarne – kontrola PIS obejmuje stan higieny pomieszczeń, sanitariatów oraz przestrzeganie norm sanitarnych. 

Przygotowanie do kontroli PIP i PIS wymaga kompleksowego podejścia do zarządzania dokumentacją i procedurami wewnętrznymi. Sposób przygotowania uzależniam od wielkości organizacji i przedmiotu kontroli organu nadzoru. Poniżej umieszczam przykładowe postępowanie, niemniej może się różnić w zależności od sprawy. 

• Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie audytu wewnętrznego, który pozwoli na wykrycie ewentualnych niezgodności. 

• Kolejnym etapem jest aktualizacja umów o pracę, regulaminów oraz procedur zgodnie z obowiązującymi przepisami. Warto zgromadzić i uporządkować całą niezbędną dokumentację, aby była łatwo dostępna dla inspektorów. 

• Na samym końcu warto zorganizować spotkanie z pracownikami i kadrą zarządzającą, w celu przypomnienia najważniejszych regulacji obowiązujących w organizacji. 

Monitorowanie zmian w przepisach oraz bieżące konsultacje z ekspertami pomagają utrzymać firmę na bieżąco z wymaganiami prawa. 
Przeprowadzanie symulacji kontroli umożliwia lepsze przygotowanie zespołu do rzeczywistych warunków wizyty inspektorów. 

Dzięki kompleksowym przygotowaniom przedsiębiorca zyskuje pewność i minimalizuje ryzyko nałożenia sankcji przez organy nadzoru.

Zachęcamy także do przeczytania naszego wpisu o przygotowaniu do kontroli PIP.

Wsparcia udziela prawnik z ponad 9-letnim doświadczeniem w obsłudze przedsiębiorstw, posiadający dodatkowo uprawnienia specjalisty ds. BHP. Biegły sądowy w obszarze BHP, auditor systemów ISO: 45001 (wiodący), 9001 i 14001 (wewnętrzny).