Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy – jak się przygotować?

Państwowa Inspekcja Pracy (dalej: PIP) jest jednym z najważniejszych organów nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem przepisów prawa pracy w Polsce. Jej celem jest sprawowanie nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej: BHP), a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w zakresie określonym w Ustawie dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1712; dalej Ustawa o PIP).

Kontrole PIP mogą być rutynowe, ale także wynikające z zawiadomień o nieprawidłowościach. Pracodawcy, niezależnie od wielkości firmy, muszą być świadomi wymogów prawnych oraz możliwych konsekwencji wynikających z niewłaściwego przestrzegania przepisów.

W niniejszym artykule zostały omówione najważniejsze obowiązki pracodawców, przebieg kontroli PIP oraz kluczowe zagadnienia związane z przestrzeganiem przepisów prawa pracy, w tym BHP.

Państwowa Inspekcja Pracy – podstawy prawne

Państwowa Inspekcja Pracy działa na podstawie Ustawy o PIP. Zadania PIP zostały wskazane w art.10 Ustawy, są to między innymi:

• nadzór nad przestrzeganiem przepisów prawa pracy, w tym przepisów dotyczących BHP,
• kontrola legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców,
• kontrola przestrzegania przepisów dotyczących wynagrodzeń, czasu pracy, urlopów pracowniczych i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy,
• reagowanie na skargi pracowników dotyczące naruszeń przepisów prawa pracy.

Należy mieć na uwadze, że nie jest to lista zamknięta, co Ustawodawca wskazał w pkt 16 art. 10 niniejszej Ustawy, odnosząc się do zastosowania przepisów szczególnych.

PIP pełni także funkcję organu doradczego, pomagając zarówno pracodawcom, jak i pracownikom w interpretacji i przestrzeganiu przepisów. Aktem prawnym, zawierającym przepisy szczególne wskazujące na zakres kompetencji PIP jest Ustawa z dnia 25 lutego 2011 r. o substancjach chemicznych i ich mieszaninach (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1816). Zgodnie z art. 29 wskazanej Ustawy ,,Nadzór nad przestrzeganiem przepisów ustawy oraz przepisów rozporządzeń, o których mowa w art. 1 ust. 1, sprawują, w zakresie swojej właściwości, Państwowa Inspekcja Sanitarna oraz Wojskowa Inspekcja Sanitarna, a także: 2) Państwowa Inspekcja Pracy – w zakresie nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem przepisów ustawy – w zakresie swoich kompetencji (…)”

Profesjonalne doradztwo prawne dla biznesu

Kompleksowe rozwiązania prawne dostosowane do potrzeb Twojej firmy

Umów konsultację

Uprawnienia inspektorów pracy

Inspektorzy PIP mają szeroki zakres uprawnień, które umożliwiają im skuteczne przeprowadzanie kontroli. Zgodnie z ustawą o PIP, inspektorzy mają prawo do przeprowadzania zapowiedzianej kontroli oraz kontroli ad hoc bez uprzedniego zawiadomienia pracodawcy, o każdej porze dnia i nocy. W toku postępowania kontrolnego inspektor pracy ma prawo m.in.:

• wstępu na teren zakładu pracy i do wszystkich obiektów przedsiębiorstwa,
• żądania okazania dokumentacji związanej z zatrudnieniem i wynagrodzeniami pracowników,
• przesłuchiwania pracowników i pracodawcy oraz innych osób związanych z firmą,
• żądania wyjaśnień dotyczących dokumentacji i procedur.

Szerzej zakres praw inspektora PIP podczas prowadzenia kontroli został opisany w art. 23 Ustawy o PIP. Uprawnienia te umożliwiają PIP dokładne zbadanie zgodności działania przedsiębiorstwa z obowiązującymi przepisami prawa pracy i BHP.

Obowiązki pracodawców w zakresie prawa pracy (w tym BHP)

Każdy pracodawca w Polsce ma szereg obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy, w tym BHP. Należą do nich:

1. Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy

Pracodawcy są zobowiązani do zapewnienia swoim pracownikom warunków pracy zgodnych z przepisami BHP. Zakres obowiązków pracodawcy został opisany w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm., dalej: Kodeks pracy, kp). Podstawowy katalog obowiązków został zawarty w art. 94 kp: ,,Pracodawca jest obowiązany w szczególności:

1) zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami;

1a) informować pracowników o warunkach ich zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 3, 32 i 33 lub w art. 291 § 2 i 4;

2) organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy;

2a)organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie;

2b) przeciwdziałać dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy;

3) (uchylony)

4) zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

5) terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie;

6) ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych;

7) stwarzać pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe lub szkoły wyższej warunki sprzyjające przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy;

8) zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników;

9) stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy;

9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);

9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;

10) wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.”

1. Przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek przestrzegania przepisów dotyczących maksymalnego czasu pracy, nadgodzin, przerw oraz minimalnego okresu odpoczynku. W Polsce podstawą tych regulacji są przepisy kp, które precyzują m.in.:

• ogólny wymiar czasu pracy (art. 129 § 1 kp): 8-godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy,
• prawo do odpoczynku dobowego (co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę, art. 133 §1 kp) i tygodniowego (co najmniej 35 godzin, art. 133 §1 kp),
• ograniczenia dotyczące pracy w nadgodzinach (art. 151 kp) oraz w godzinach nocnych (art. 1517 – art. 1518 kp).

1. Dokumentacja związana z zatrudnieniem

Zadaniem pracodawcy jest odpowiednie prowadzenie dokumentacji dotyczącej zatrudnienia pracowników, w tym:

• akta osobowe,
• umowy o pracę,
• ewidencję czasu pracy,
• listy płac oraz inne dokumenty związane z wynagrodzeniami.

Dokumentacja ta jest kluczowa podczas kontroli PIP, która może weryfikować, czy pracodawca przestrzega przepisów prawa pracy, w tym w zakresie wynagrodzeń, umów oraz praw pracowniczych.

1. Zatrudnianie zgodnie z przepisami

Pracodawcy muszą przestrzegać przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, co obejmuje:

• prawidłowe formy zatrudnienia (umowa o pracę, umowy cywilnoprawne np. umowy zlecenia oraz o dzieło),
• przestrzeganie zasad wynagradzania, zgodnych z rozporządzeniem w sprawie minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• przestrzeganie przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców.

1. Przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony pracowników

W Polsce obowiązują szczegółowe przepisy dotyczące ochrony pracowników w różnych sytuacjach, w tym:

• ochrona pracowników przed zwolnieniem w okresie urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego (regulacje opisane w dziale VIII kp),

  
  

• ochrona pracowników podczas choroby (art. 8-9, 18, 53-55 Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa),

  
  

• przepisy chroniące pracowników młodocianych (regulacje opisane w dziale IX kp) i pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności (przepisy zawarte w różnych częściach Ustawy kodeks pracy m.in. art. 94 pkt 2b kp).

  
  

Przebieg Kontroli PIP

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy może zostać przeprowadzona z różnych przyczyn, takich jak:

• rutynowe kontrole, przeprowadzane w określonych branżach o podwyższonym ryzyku zawodowym,
• skargi pracowników,
• doniesienia dotyczące naruszeń przepisów BHP lub prawa pracy.

W trakcie inspekcji inspektor ma prawo do przeglądania dokumentacji, przesłuchiwania pracowników oraz sprawdzania warunków pracy.

Co prawda regulacje prawne nie wskazują wprost jak ma przebiegać kontrola prowadzona przez Inspektora Pracy, niemniej jednak (biorąc pod uwagę praktykę) można wyróżnić następujące etapy:

1. Przygotowanie do kontroli – inspektor PIP przystępuje do kontroli, wyposażony w odpowiednie upoważnienie do jej przeprowadzenia. Może to być kontrola planowa lub wynikająca ze skargi pracowników.
2. Wstępne rozmowy – inspektor zazwyczaj przeprowadza wstępną rozmowę z pracodawcą lub jego przedstawicielem, aby wyjaśnić cel kontroli i zebrać ogólne informacje o przedsiębiorstwie.
3. Weryfikacja dokumentacji – inspektor dokonuje analizy dokumentów dotyczących zatrudnienia, czasu pracy, wynagrodzeń oraz warunków pracy (w zależności od przedmiotu kontroli).
4. Kontrola miejsca pracy – sprawdzane są warunki pracy, przestrzeganie przepisów BHP oraz bezpieczeństwo pracowników na stanowiskach pracy.
5. Zakończenie kontroli i sporządzenie protokołu – po zakończeniu kontroli inspektor sporządza protokół, w którym zawiera wszystkie stwierdzone nieprawidłowości oraz zalecenia. Sposób udokumentowania ustaleń kontrolnych został wyrażony w art. 31 Ustawy o PIP.
6. 
   

   Reakcje na wyniki kontroli

   
   

   Po przeprowadzeniu kontroli inspektor PIP może podjąć następujące działania:

   
   
   
   

   • wydać nakaz usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie w przypadku, gdy naruszenie dotyczy przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy;

     
     
   
   

   • nakazać: wstrzymania prac lub działalności, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników lub innych osób wykonujących te prace lub prowadzących działalność; skierowania do innych prac pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy wbrew obowiązującym przepisom przy pracach wzbronionych, szkodliwych lub niebezpiecznych albo pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy przy pracach niebezpiecznych, jeżeli pracownicy ci lub osoby nie posiadają odpowiednich kwalifikacji; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;

     
     
   
   
   • nakazać wstrzymania eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, gdy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
   
   
   • zakazać wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
   
   
   • nakazać, w przypadku stwierdzenia, że stan bezpieczeństwa i higieny pracy zagraża życiu lub zdrowiu pracowników lub osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, zaprzestania prowadzenia działalności bądź działalności określonego rodzaju;
   
   
   • nakazać ustalenia, w określonym terminie, okoliczności i przyczyn wypadku;
   
   
   • nakazać wykonania badań i pomiarów czynników szkodliwych i uciążliwych w środowisku pracy w przypadku naruszenia trybu, metod, rodzaju lub częstotliwości wykonania tych badań i pomiarów lub konieczności stwierdzenia wykonywania pracy w szczególnych warunkach;
   
   
   • nakazać pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi; nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu;
   
   
   • skierować wystąpienia lub wydania polecenia, w razie stwierdzenia innych naruszeń niż wymienione w punktach powyżej.
   
   
   
   

   Są to podstawowe uprawnienia PIP, które mogą być podjęte przez PIP w przypadku naruszeń przepisów prawa pracy. Zostały one opisane w art. 11 Ustawy o PIP. W tym miejscu warto również wskazać na inną rolę, którą może pełnić inspektor pracy, a mianowicie oskarżyciela publicznego. Umocowanie prawne udziału inspektora pracy w postępowaniu w sprawach o wykroczenia związane z wykonywaniem pracy zarobkowej określa ustawa o PIP, która w art. 10 ust. 1 pkt 15 stanowi, że do zadań PIP należy ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika określonych w Kodeksie pracy, wykroczeń, o których mowa w art. 119-123 Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 475 z późn. zm.)., a także innych wykroczeń, gdy ustawy tak stanowią.

   
   

Najczęstsze naruszenia przepisów prawa pracy

Kontrole PIP często ujawniają liczne nieprawidłowości w przestrzeganiu przepisów BHP oraz prawa pracy. Do najczęstszych naruszeń należą:

1. Nieprawidłowa dokumentacja czasu pracy – brak ewidencji lub nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji dotyczącej godzin pracy i nadgodzin.
2. Niewłaściwe warunki BHP – brak odpowiednich środków ochrony indywidualnej, niedostosowanie stanowisk pracy do wymogów ergonomii oraz zaniedbania w zakresie oceny ryzyka zawodowego.
3. Naruszenia przepisów dotyczących wynagrodzeń – nieprawidłowości związane z wypłatą wynagrodzeń, w tym niewypłacanie wynagrodzeń za nadgodziny.
4. Nielegalne zatrudnienie – zatrudnianie pracowników na czarno lub z pominięciem obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne.
5. Naruszenia przepisów dotyczących umów o pracę – zatrudnianie na podstawie umów cywilnoprawnych, mimo że charakter pracy wskazuje na konieczność zatrudnienia na umowę o pracę.

Wnioski

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy jest istotnym narzędziem zapewniającym przestrzeganie przepisów prawa pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawcy, aby uniknąć sankcji, powinni regularnie monitorować zgodność swoich działań z przepisami prawa, w szczególności w zakresie BHP, czasu pracy, wynagrodzeń oraz legalności zatrudnienia. Regularne szkolenia pracowników, dokumentacja zgodna z przepisami oraz bieżąca współpraca ze specjalistami z zakresu prawa pracy i BHP, mogą skutecznie zmniejszyć ryzyko naruszeń oraz ich konsekwencji.

Autorka: Agnieszka Kuźmicka – apl. adw., ekspertka z zakresu prawa pracy, praktyk w obszarze BHP, właścicielka firmy Legal Consulting oraz dyrektorka zarządzająca w EHS Consulting Sp. z o.o.