Jak sprawdzić poprawność karty charakterystyki – krótki poradnik dla przedsiębiorcy

Karta charakterystyki (SDS – Safety Data Sheet) to podstawowy dokument dotyczący bezpieczeństwa chemikaliów, który musi być dostarczany przedsiębiorcy przez producenta, importera lub dystrybutora. Odpowiedzialność za jej posiadanie i stosowanie spoczywa zarówno na dostawcy, jak i na użytkowniku. Oczywiście otrzymanie karty charakterystyki od dostawcy to pierwszy krok do zgodności z przepisami, równie istotne jest to, aby karta, którą otrzymamy była poprawna i zgodna z przepisami. Pełna ocena poprawności dokumentu wymaga doświadczenia i wiedzy, są jednak pewne elementy, na które warto zwrócić uwagę, aby przynajmniej wstępnie zweryfikować otrzymany dokument.

W tym krótkim poradniku przedstawiamy kluczowe punkty, na które warto zwrócić uwagę po otrzymaniu karty charakterystyki.

Dlaczego poprawność karty charakterystyki jest ważna?

• Bezpieczeństwo pracowników – karta zawiera informacje o zagrożeniach, środkach ochrony, pierwszej pomocy czy postępowaniu w przypadku awarii.
• Zgodność z przepisami – zgodnie z rozporządzeniem REACH i CLP karta musi spełniać ściśle określone wymogi.
• Inspekcje – posiadanie niepoprawnych kart charakterystyki może prowadzić do nałożenia kar administracyjnych, a także na przykład wymusić wstrzymanie sprzedaży produktów.

Najważniejsze elementy do sprawdzenia

1. Zgodność struktury i formatu karty z Załącznikiem II do rozporządzenia REACH
   • Czy karta zawiera 16 obowiązkowych sekcji zgodnie z Załącznikiem II do rozporządzenia REACH?  Jeśli którakolwiek z sekcji jest pominięta, jest ich więcej lub mniej niż 16, to karta nie będzie w 100% poprawna.
   • Czy wszystkie sekcje karty są wypełnione danymi?  Rozporządzenie nie dopuszcza pozostawiania pustych sekcji. Nawet jeśli gdzieś nie ma danych lub brakuje informacji, to należy wskazać to w odpowiedniej sekcji.
   • Czy strony dokumentu są ponumerowane?
   • Czy wskazana jest data sporządzenia karty oraz numer wersji?
   
2. Język karty charakterystyki oraz data sporządzenia
   • Czy karta charakterystyki jest w języku polskim?
   • Czy karta charakterystyki była sporządzona niedawno?  Co prawda rozporządzenie nie przewiduje konkretnego terminu aktualizacji dokumentów (karty w teorii są ważne bezterminowo), ale w przypadku kart starszych niż 3 lata dobra praktyka sugerowałaby sprawdzenie dokumentu, natomiast w przypadku kart starszych niż 5 lat dobrze byłoby potwierdzić z dostawcą, że nie istnieje nowsza wersja, a w obecnej nie ma powodu do przeprowadzenia aktualizacji.
   
3. Sekcja 1 karty charakterystyki
   • Czy karta zawiera pełne dane dostawcy (nazwa, adres, telefon, e-mail)?  Karta charakterystyki powinna zawierać dane podmiotu, który ma siedzibę w Unii Europejskiej.
   • Czy wskazano zastosowanie produktu?
   • Czy wskazano nazwę handlową produktu?
   
4. Sekcja 2 karty charakterystyki
   • Czy w karcie wskazana jest klasyfikacja produktu lub wskazane jest, że produkt nie jest klasyfikowany jako stwarzający zagrożenie?  W następnym kroku warto byłoby ocenić poprawność zastosowanej klasyfikacji, ale do tego może być potrzebny kontakt ze specjalistą.
   • Czy w karcie wskazane są elementy oznakowania, w tym piktogramy, zwroty H, zwroty P, zwrotu EUH, hasło ostrzegawcze?  Elementy oznakowania zwykle mają zastosowanie w przypadku produktów klasyfikowanych. Jeśli produkt nie będzie klasyfikowany jako stwarzający zagrożenie to mogą pojawić się zwroty P lub zwroty EUH, ale nie będzie zwrotów H i piktogramów, czy hasła ostrzegawczego. Tutaj ponownie następnym krokiem weryfikacji byłoby sprawdzenie poprawności elementów oznakowania, które warto zlecić specjaliście.
   
5. Sekcja 14 karty charakterystyki
   • Jeśli wiesz, że produkt jest klasyfikowany jako niebezpieczny w transporcie (wynika to na przykład z dokumentacji transportowej lub oznakowania opakowań, w których otrzymujesz produkt) – sprawdź, czy przypisano odpowiedni numer UN zgodny z dokumentacją i czy sekcja 14 została wypełniona przez dostawcę karty.
   Sprawdzenie powyższych punktów powinno wystarczyć do wstępnej oceny poprawności karty charakterystyki. Oczywiście pełna analiza wymagałaby przejrzenia dokładnie każdej sekcji, ale taka ogólna weryfikacja powinna pozwolić odsiać dokumenty, które z pewnością nie są zgodne z przepisami, co w znaczący sposób może podnieść poziom poprawności dokumentacji posiadanej przez naszą firmę.

Co to oznacza w praktyce?

• Nie wystarczy posiadać karty charakterystyki – trzeba upewnić się, że jest ona kompletna, aktualna i zgodna z prawem.
• W razie wątpliwości warto zlecić audyt kart charakterystyki firmie specjalizującej się w regulacjach chemicznych.
• Nawet pobieżna weryfikacja karty charakterystyki jest dobrym narzędziem wewnętrznej kontroli dokumentacji – błędy w kartach charakterystyki potrafią być widoczne „na pierwszy rzut oka”.

Podsumowanie

Dla przedsiębiorcy karta charakterystyki jest dokumentem o kluczowym znaczeniu – to źródło informacji nie tylko dla służb BHP, ale także dla osób odpowiedzialnych za magazynowanie, transport czy produkcję. Poprawność i aktualność karty to obowiązek, którego zaniedbanie może kosztować czas, pieniądze i bezpieczeństwo.

Dlatego zawsze warto przeprowadzić choćby szybką kontrolę otrzymanej dokumentacji, a w razie wątpliwości lub potrzeby głębszej analizy – skorzystać z pomocy ekspertów i zlecić pełen audyt dokumentów.